Pada tanggal 14 September 2011 di kantor IKA ITS mulai pukul 19.00 sd sls, telah dilaksanakan Rapat PP IKA ITS dengan SENAT IKA ITS untuk membahas kuota utusan peserta Kongres IKA ITS per Komisariat Jurusan dan distribusinya pada PW IKA ITS seluruh Indonesia. Nampak dalam foto rapat tersebut hadir dari unsur Senat IKA ITS adalah Pak Muhayat (Wakil Ketua), Pak Soeharjoso (Wakil Sekretaris), Pak Soegiono (Anggota), Pak Tjayono (Anggota), Pak M. Djamil (Anggota). Sedangkan dari PP IKA ITS dan SC Kongres hadir : Pak Djawahir (Sekjen PP IKA ITS/anggota SC), Pak Amir Hamzah, Pak Abdullah Hafidz, Pak Gatot Ibnu Santoso, Pak Ferry D, Pak Ade Irfan dan Bu Iim.
Dalam pengantar, Sekjen menyampaikan bahwa sesuai amanah AD-ART yang berhak memutuskan sistem penentuan utusan dan distribusi suara Kongres adalah Senat IKA ITS, dalam hal ini PP IKA ITS melalui SC Kongres mengusulkan sistemnya. Ini merupakan upaya transparansi pengelolaan organisasi yang diamanahkan AD-ART sehingga proses penentuan utusan dan distribusinya akan lebih independen. Dimasa kepengurusan IKA ITS yang lalu, penentuan sistem utusan dan mekanisme ditentukan oleh PP IKA ITS sehingga menjadi tidak independen. Atas nama PP IKA ITS dan SC menyampaikan ucapan terima kasih atas kehadiran Senat IKA ITS.
Pak Muhayat (Wakil Ketua Senat IKA ITS) dalam pengarahannya menekankan bahwa organisasi IKA ITS dalam setiap kegiatannya termasuk Kongres IKA ITS ini harus mampu menciptakan suasana kebersamaan dan menghindari timbulnya perpecahan. Pada akhirnya organisasi akan dijalankan oleh alumni yang masih memiliki energi tinggi dan memiliki jabatan, namun organisasi juga harus menghormati senior-senior alumni ITS yang sudah tidak berada distruktural lagi, karena mereka ini memahami dan mengikuti perjalanan organisasi dari semenjak dulu dan perlu untuk diperhatikan pendapat dan sarannya, karena mereka akan menjadi penjaga moral. Sebelum saya datang di rapat ini, saya sudah berkomunikasi dengan beberapa alumni senior ITS, dan beberapa saat yang lalu berkomunikasi dengan Pak Hanafi Pratomo. Kehadiran Pak Soegiono dari Surabaya tentu menunjukkan tingginya perhatian dan kepedulian alumni senior pada organisasi IKA ITS.
Pada paparan SC yang disampaikan secara bergantian oleh anggota SC yang hadir. Secara ringkas paparan SC dalam sistem penentuan utusan Kongres IKA ITS dan distribusinya ke PW IKA ITS sebagai berikut :
1. Jumlah alumni ITS per jurusan/Poltek/MMT dihitung berdasarkan data wisudawan yang diberikan oleh BAAK ITS. Total data wisudawan berdasarkan closing date Agustus 2011 adalah 70080 (dokumen beredar).
2. Distribusi ke PW IKA ITS dihitung berdasarkan data alumni ITS yang diberikan oleh PW IKA ITS atau dari database PP IKA ITS di www.facealumni.com (per Agustus 2011). Jika data dari PW IKA ITS lebih besar dari facealumni, digunakan data dari PW IKA ITS. Sebaliknya, jika data dari PW IKA ITS lebih kecil dari facealumni, digunakan data facealumni. Dari dokumen bahan rapat distribusi utusan per PW IKA ITS sebagai berikut :
Aceh 2 utusan, Sumatera Utara, 1 utusan, Kepulauan Riau, 6 utusan, Sumatera Barat 1 utusan, Riau 2 utusan, Sumatera Selatan 1 utusan, Banten 5 utusan, Jakarta Raya 87 utusan, Jawa Barat 13 utusan, Jawa Tengah 4 utusan, Jawa Timur 67 utusan, Bali 2 utusan, Kalimantan Tengah 1 utusan, Sulawesi Selatan 2 utusan.
3. Metode berikutnya adalah menentukan utusan Komisariat Jurusan yang mewakili setiap PW IKA ITS, sebagai contoh di PW IKA ITS 2 orang utusan akan diwakili oleh alumni Teknik Elektro dan Teknik Sipil.
Dari usulan metode dan distribusi yang sudah disiapkan SC apakah akan langsung disahkan oleh Senat IKA ITS ataukah ada perbaikan/perubahan akan dirilis secara resmi oleh PP IKA ITS/SC Kongres dalam pernyataan resminya, termasuk petunjuk ke PW IKA ITS bagaimana pelaksanaan distribusi suara di wilayahnya.
Yang perlu menjadi catatan adalah semangat transparansi dan fairness yang menjadi salah satu acuan SC Kongres IKA ITS dalam penentuan jumlah utusan dan distribusinya pada setiap PW IKA ITS. Melalui model diatas, maka tidak akan ada dominasi utusan jurusan tertentu di setiap PW IKA ITS. Sehingga mendorong pula, PW IKA ITS untuk aktif melakukan koordinasi dengan alumni jurusannya, minimal jurusan yang telah ditetapkan mendapatkan suara dan menjadi perwakilan dari PW IKA ITS.
Vivat….ITS,….Vivat IKA ITS,…VIvat alumni ITS.
